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Hier möchten wir den gastgebenden Schulen eine Handreichung für die Vorbereitung eines erfolgreichen Workshops mit den Young Americans geben. Alle folgenden Informationen haben lediglich Empfehlungscharakter, d.h., wenn Sie Der Company – Manager der Young Americans wird sich zusätzlich noch einige Wochen vor Workshopbeginn mit Ihnen in Verbindung setzen, um organisatorische Details mit Ihnen zu besprechen. I. Räumliche Voraussetzungen II. Zeitlicher Ablauf III. Anmeldung IV. Verpflegung V. Unterbringung / Gastfamilien VI. Finanzmodalitäten VII. Abschlussshow VIII.T – Shirts IX. Öffentlichkeit X. Ankunft / Abfahrt XI. Sonstiges
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I. Räumliche Voraussetzungen: Wir benötigen für die Durchführung eines erfolgreichen Workshops: 1. Für die Workshopzeit: Eine Sporthalle oder Aula oder einen ähnlichen Raum, der als Plenum genutzt werden kann und In der Sporthalle benötigen wir: 2. Für die Workshopzeit: Einen sogenannten FUZZY ROOM (sprich: fásiru:m), also Aufenthaltsraum für die Young Americans. Es wäre schön, wenn dieser Raum verschließbar wäre, da hier auch persönliche Dinge der Young 3. Für das Abschlusskonzert: Eine große Sporthalle oder eine andere große Halle oder einen Konzertsaal. Erfahrungswert der letzten Jahre: Anzahl der Teilnehmer X 3,5 = Anzahl der Besucher des Abschlusskonzertes. Ganz wunderbar wäre es, den gesamten Workshop in dieser Halle ablaufen zu lassen, da man Falls dies nicht möglich ist, wird die Halle für das Abschlusskonzert während des gesamten dritten Workshoptages benötigt. Ganz wichtig: In der Halle für das Abschlusskonzert benötigen wir einen Starkstromanschluß 380 V – 32 Ampère ! Alle weiteren Einzelheiten besprechen wir mit Ihnen vor Ort. Die Young Americans bringen den kompletten Bühnenaufbau – also alles, was mit Light and Sound Der Bühnenaufbau erfolgt auf der Hallenfläche quer zur Hallenrichtung – also wird die Halle auch
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II. Zeitlicher Ablauf Es hat sich als außerordentlich hilfreich erwiesen, den YOUNG AMERICANS am ersten Workshoptag Hierdurch konnte die Teilnehmerzahl an vielen Schulen ganz erheblich gesteigert werden. Der folgende Ablaufplan ist als Modell zu verstehen, das den Bedürfnissen der Schule angepasst 1.Tag
2. Tag
3. Tag
Eventuell werden 1-2 kleinere Kaffeepausen eingeschoben, wenn dies pädagogisch sinnvoll erscheint. Details und etwaige Änderungswünsche besprechen Sie bitte mit dem Company – Manager.
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III. Anmeldung Prinzipiell unterscheiden wir an dieser Stelle zwischen 2 Workshoptypen, den vollfinanzierten Falls Sie mit Ihrer Einrichtung in den Genuß eines vollfinanzierten Workshops gekommen sind, Wir empfehlen Ihnen jedoch, irgendwo bei 400 Teilnehmern abzuriegeln, damit die Individualität nicht Falls Sie einen offenen Workshop an Ihrer Schule durchführen, beachten Sie bitte: Wir wünschen uns Teilnehmerzahlen zwischen 200 und 400. Sie brauchen uns jedoch keine Garantieteilnehmerzahl zu geben – wenn die genannte Zahl von 200 unterschritten wird, ist das WIR FREUEN UNS ÜBER JEDEN LEHRER, DER AM WORKSHOP TEILNIMMT !!! Halten Sie bitte die Anmeldefrist bis zum Workshopbeginn für Kurzentschlossene offen !!! Die gibt´s immer. Bei geringen Teilnehmerzahlen sind wir gerne bereit, am ersten Workshoptag in der sechsten Stunde Wir haben in der Vergangenheit Schulen gehabt, in denen aufgrund einer solchen Vorstellung sich Beim Abschlusskonzert wird dann von den Young Americans selbst der Unkostenbeitrag erhoben,
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IV. Verpflegung Die Verpflegung ist ein ganz wichtiges Thema: Sie werden sehen, die Young Americans arbeiten mit einem bewunderungswürdigen Einsatz und Wir möchten Ihrer Entscheidung hier nicht vorgreifen, aber unsere Erfahrung aus hunderten von Es hat in der Vergangenheit eine Vielzahl von verschiedenen Herangehensweisen gegeben, von Gutscheinpaketen bei Mc Donalds für die Young Americans, über Catering durch Großküchen, z.B. Unglaublich hier insbesondere die Berliner Multi-Kulti-Schulen: Was wir in Neukölln aufgetischt Also, aus unserer Sicht, binden Sie die Eltern im großen Stil mit ein – Sie werden sich wundern! Denken Sie bei allen Mahlzeiten auch an eine vegetarische, am besten vegane Alternative! Vielleicht 10 % Vegetarier einkalkulieren. Bitte halten Sie ausreichend Getränke bereit. Die Young Americans trinken übrigens, wie fast
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| V. Unterbringung / Gastfamilien
Die Unterbringung in Gastfamilien ist für alle Beteiligten ein spannendes Thema. Hier entstehen langjährige Freundschaften, hier findet in guten Gesprächen interkulturelle Begegnung vom Feinsten statt. Natürlich erfordert die Auswahl von Gastfamilien eine große Sorgfalt von Ihnen. Schließlich sollen Suchen Sie Gastfamilien aus, bei denen Sie davon ausgehen können, dass an ihrer Herzlichkeit und Gastfreundschaft kein Zweifel besteht. Der soziale Status spielt hier nach unserer Erfahrung eine untergeordnete Rolle, auch im Plattenbau können wunderbare Gastgeber leben. Ganz wichtig: Bringen Sie die Young Americans immer paarweise unter! Die Young Americans reisen ohne Schlafsack und Luftmatratze. Wenn also keine Gästebetten zur Das Frühstück wird in der Regel in der Gastfamilie eingenommen. Ob es abends ein gemeinsames „Programm“ mit Gastfamilie und Gast geben soll, müssen die Die Gastfamilie übernimmt den Transportdienst zum und vom Workshop, bzw. stellt sicher, dass Sie erhalten für die Vorbereitung eine Homestayliste, die Sie bitte beim Company-Manager vor Hierin werden wichtige Informationen, wie Raucher/Nichtraucher, Haustiere etc abgefragt. Alle Details bespricht der Company – Manager mit Ihnen.
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| VI. Finanzmodalitäten
Die Young Americans haben einen Finanzmanager im Team, der mit Ihnen gemeinsam alle Finanzfragen bearbeiten wird. Bitte legen Sie diesem bei Workshopbeginn die Teilnahmeliste Ihrer Schüler und eine entsprechende Finanzübersicht vor. Die Zahlungsmodalitäten besprechen Sie bitte direkt mit dem Finanzmanager. Bitte helfen Sie mit, dass alle Finanzfragen geklärt und alle Zahlungen erfolgt sind, wenn die Fühlen Sie sich bitte frei, zum Workshopkonzert z.B. durch Brezel – und Getränkeverkauf Ihre Empfehlung zur Vorgehensweise:: Sammeln Sie die Teilnehmerbeiträge vor Workshopbeginn ein, bzw. richten Sie ein Unterkonto ihres Die Kurzentschlossenen – Anmeldungen sollten sich wegen der überschaubaren Anzahl dann im 1. Workshoptages gut „handlen“ lassen Die Teilnehmergebühren staffeln sich wie folgt:
Diese Zahlungen erhalten die Young Americans ohne irgendwelche Abzüge!
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Falls Sie mit Ihrer Einrichtung in den Genuß eines vollfinanzierten Workshops gekommen sind, Die PwC – Stiftung wird den Förderbetrag direkt an Ihre Schule überweisen. Wir bitten Sie, diesen Betrag umgehend ohne zeitliche Verzögerung auf folgendes Konto Musikschule Bad Karlshafen e.V. Workshops im Brennpunkt Kasseler Sparkasse BLZ: 520 503 53 Kto. Nr: 118 003 520
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VII. Die Abschlussshow Eine gute Uhrzeit für das große Finale ist nach unserer Erfahrung 19:30 Uhr. Aber Sie können sich auch für 19:00 Uhr oder 20:00 Uhr entscheiden – bitte nicht früher oder später. Die Abschlussshow ist zweigeteilt – in der ersten Hälfte des Programms zeigen die Young Als Gesamtaufführungsdauer sollten, incl. evtl. Reden 2 ¼ Stunden veranschlagt werden. Bitte halten Sie evtl. Redebeiträge sehr straff. Bitte halten sie auch für die Show ausreichend Wasser für die Young Americans bereit. |
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| VIII. Die T-Shirts
......gibt es in den Regenbogenfarben gelb, orange und rot. Sie dienen nicht nur einem farbigen und ansprechenden Bühnenbild, sondern sind darüber hinaus wichtiges Ordnungsinstrument. Jeder Teilnehmer muß bei der Abschlussshow ein solches T-Shirt tragen. Das Shirt kann man für 10 € käuflich erwerben oder für ebenfalls 10 € für die Show ausleihen. Bei Rückgabe werden diese dann ohne Abzug rückerstattet!!
IX. Die Öffentlichkeitsarbeit .... ist wichtig für die Young Americans und genauso wichtig für Ihre Schule. Jeder, der einen Workshop und das Abschlusskonzert einmal miterlebt hat, weiß, welche riesigen PR – Arbeit hierdurch gewinnt. Gerade weiterführende Schulen stehen unter einem zunehmenden Konkurrenzdruck bezüglich ihres Schülernachwuchses. Ihre Schule kann sich durch die Ausrichtung Laden Sie das Fernsehen ein. Im letzten Herbst hatten wir alleine 6 Lifeübertragungen aus dem Workshop hinaus bei WDR und RTL. Auch viele andere ARD – Stationen, das ZDF, digitale Kanäle wie XXP und viele Private wie VOX, PRO 7, SAT 1 haben über unsere Arbeit berichtet. Stimmen Sie bitte alle etwaigen Fernseh - Interviews oder Pressegespräche sorgsam mit dem Company-Manager ab, damit die Workshop-Abläufe nicht behindert werden. Falls Sie besondere Ideen bezüglich der Medienarbeit haben, wie z.B. die Durchführung einer X. Ankunft / Abfahrt ....... sind abhängig vom jeweiligen Tourplan. Wenn der Tag vor dem Workshopbeginn ein Reisetag ist, kommen wir in der Regel um 18:00 Uhr am Der Abend steht dann den jeweiligen Familien zur Gestaltung frei. Falls wir erst am 1. Workshoptag bei Ihnen eintreffen können, werden wir so gegen 11:00 Uhr in Die Verteilung auf die Gastfamilien erfolgt dann am Ende des Tages um 20:00 Uhr. XI. Verschiedenes Probleme, unerwartete Komplikationen, verlorene Schlüssel, verstauchte Knöchel, verlorene Uhren, ganz egal was: alle Probleme sind in der Regel mit guter Kommunikation und gutem Willen zu lösen. Bitte sprechen Sie uns an – entweder den Company – Manager oder mich. Und bitte lieber einmal zu oft, als einmal zu wenig. Nun wünsche ich Ihnen viel Spaß bei der Vorbereitung des Workshops, der für Sie alle eine Michael Heib |
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| //Kalender | //Sponsoren | |
15.04.2010 - 17.04.2010 19.04.2010 - 21.04.2010 |
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